Prva godina poslovanja obično ne propadne zbog jednog velikog računa. Problem nastaje kada se više manjih izdataka nagomila u istom mesecu. Registracija, porezi, knjigovođa, oprema, zakup, softver, reklama i neplanirane popravke mogu ozbiljno opteretiti budžet pre nego što posao počne redovno da donosi novac.
Najbolja zaštita je realan finansijski plan. Nije dovoljno sabrati samo cenu registracije i osnovnu opremu. Potrebno je uračunati i troškove koji se ponavljaju svakog meseca, kao i one koji se pojave tek kada posao već počne da funkcioniše.
Troškovi pokretanja koji se vide odmah
Preduzetnik na početku obično računa koliko košta osnivanje i šta mora da kupi za rad. Takav obračun je koristan, ali nije potpun. Poslovanje počinje da troši novac i pre prve naplaćene fakture.
Registracija i osnovna dokumentacija
Registracija preduzetnika preko Agencije za privredne registre predstavlja samo prvi administrativni izdatak. Mogu se pojaviti troškovi izrade pečata, overe dokumentacije, otvaranja poslovnog računa i pribavljanja dozvola, u zavisnosti od delatnosti.
Delatnosti koje zahtevaju posebne uslove mogu imati dodatne troškove za saglasnosti, sanitarne preglede, tehničku dokumentaciju ili licence. Pre registracije treba proveriti šta je potrebno baš za šifru delatnosti koju planirate da prijavite.
Oprema i prostor
Računar, telefon, štampač, alat, nameštaj i osnovni materijal predstavljaju vidljive troškove. Problem nastaje kada se kupe bez plana. Preduzetnik može potrošiti veliki deo početnog kapitala na opremu koja neće odmah donositi prihod.
- odvojite opremu koja je neophodna od one koja može da sačeka
- uračunajte dostavu, montažu i instalaciju
- proverite troškove održavanja i potrošnog materijala
- ostavite novac za zamenu ili popravku opreme
Standardi i praćenje obaveza tokom poslovanja
Trošak usklađivanja sa propisima nije jednokratan. Preduzetnik mora da prati poreske rokove, fiskalizaciju, elektronske fakture, zaštitu podataka, bezbednost zaposlenih i dokumentaciju koja se odnosi na poslovanje.
Zaštita zaposlenih i standardi opreme
Ako posao uključuje rad sa alatima, mašinama, hemikalijama, prašinom, bukom ili visinom, zaštitna oprema mora da odgovara stvarnom riziku i propisanoj nameni.
Ako vam je potrebna kvalitetna zaštitna oprema, naša preporuka je da posetite Safety Shop i proverite opremu koja je namenjena konkretnim uslovima rada.
Prema pravilima bezbednosti i zdravlja na radu, poslodavac mora da proceni rizike, obezbedi potrebnu ličnu zaštitnu opremu, upozna zaposlene sa pravilima i vodi odgovarajuće evidencije.
Detalji su uređeni Pravilnikom o preventivnim merama za bezbedan i zdrav rad.
Poreski rokovi i fiskalizacija
Kašnjenje sa poreskom obavezom može doneti kamatu, opomenu i dodatne troškove.
Poreska uprava objavljuje poreski kalendar koji treba redovno proveravati. Paušalci, preduzetnici koji vode knjige i obveznici PDV-a nemaju iste obaveze ni iste rokove.
Ako izdajete fiskalne račune, treba računati na uređaj, softver, internet vezu, servis i eventualne naknade za podršku. Obaveza se ne završava kupovinom uređaja. Podaci o poslovnom prostoru, promenama delatnosti i korišćenju fiskalnog sistema moraju biti ažurni.
Elektronske fakture i arhiviranje
Preduzetnici koji posluju sa javnim sektorom ili drugim obveznicima mogu imati obavezu korišćenja sistema elektronskih faktura.
Pravila, uputstva i izmene dostupni su na portalu eFaktura.
View this post on Instagram
Dokumentaciju treba čuvati organizovano, u papirnom ili elektronskom obliku. Rokovi nisu isti za sve isprave. Poslovne knjige, finansijski izveštaji, platni promet i obračuni zarada imaju različite periode čuvanja, pa je korisno unapred odrediti ko vodi arhivu i gde se ona nalazi.
Porezi, doprinosi i knjigovodstvo
Poreska obaveza ne zavisi od toga da li je preduzetnik tog meseca imao dobru zaradu. Kod paušalaca se mesečna obaveza uglavnom plaća prema rešenju, pa novac mora biti izdvojen i u periodima slabije prodaje.
View this post on Instagram
Ko vodi poslovne knjige mora da računa na porez, doprinose, vođenje evidencija, obračun zarada i pripremu prijava. Cena knjigovodstva zavisi od broja dokumenata, zaposlenih, PDV statusa i složenosti poslovanja. Pre osnivanja je korisno napraviti ponudu sa knjigovođom koja jasno navodi šta je uključeno u mesečnu naknadu.
Detaljniji pregled uslova za paušalno oporezivanje možete pročitati u našem tekstu “Paušalni porez u Srbiji”.
Poreska uprava navodi da se pravo na paušal, između ostalog, vezuje za vrstu delatnosti, promet i PDV status.
Troškovi zaposlenih i angažovanih saradnika
Plata nije jedini izdatak kada preduzetnik zaposli radnika. Potrebno je dodati poreze i doprinose, troškove prevoza ako se isplaćuju, bolovanja, godišnjih odmora, obuke i radne opreme.
Kod honoraraca i saradnika treba jasno ugovoriti cenu, obim posla, rokove i način plaćanja. Najjeftinija ponuda ne mora biti najpovoljnija ako saradnik kasni, pravi greške ili zahteva dodatne izmene.
- izračunajte ukupan trošak rada, a ne samo neto iznos
- planirajte zamenu zaposlenog tokom odmora ili bolovanja
- uračunajte obuke i stručne sertifikate
- proverite da li je angažovanje pravilno uređeno ugovorom
Zakup, komunalije i svakodnevno poslovanje
Zakup poslovnog prostora često izgleda kao najveća stavka, ali uz njega dolaze depozit, agencijska provizija, održavanje, struja, grejanje, internet, telefon i odvoz otpada. Kod proizvodnih i uslužnih delatnosti računi mogu značajno da variraju iz meseca u mesec.
Rad od kuće smanjuje deo troškova, ali ne uklanja sve izdatke. Potrebni su računarska oprema, internet, licencirani programi, skladištenje dokumenata i eventualni troškovi dostave ili sastanaka.
Softver, marketing i naplata
Program za fakturisanje, računovodstvo, upravljanje zalihama, rezervacije ili komunikaciju sa klijentima može se plaćati mesečno ili godišnje. Besplatne verzije nekada imaju ograničenja koja kasnije stvaraju dodatni posao.
Marketing takođe nije samo cena oglasa. Potrebno je uračunati izradu sajta, fotografije, tekstove, održavanje, dizajn, društvene mreže i provizije platformi. Kod kartičnog plaćanja i internet prodaje treba dodati naknade banaka, procesora plaćanja, dostave i povraćaja novca.
Zalihe, kašnjenje naplate i novac koji je vezan u robi
Preduzetnik može imati promet, a ipak ostati bez gotovine. Novac je vezan u robi, materijalu, neplaćenim fakturama ili avansima dobavljačima. Zato prihod na papiru nije isto što i novac koji je dostupan za porez, zarade i račune.
Početne zalihe treba planirati prema realnoj prodaji. Prevelika nabavka povećava rizik od kvarenja, zastarevanja i sniženja cena. Premala zaliha može dovesti do propuštene prodaje i hitne nabavke po višoj ceni.
| Stavka | Šta se potcenjuje | Kako planirati |
| Porezi i doprinosi | Obaveza postoji i kada je prihod slab | Odvajati novac svakog meseca |
| Oprema | Servis, potrošni materijal i zamena | Dodati rezervu za održavanje |
| Marketing | Troškovi izrade i vođenja kampanja | Postaviti mesečni limit |
| Naplata | Kašnjenje kupaca i provizije | Pratiti dospela potraživanja |
| Zalihe | Novac ostaje vezan u robi | Nabavljati prema prometu i obrtnosti |
Neplanirani izdaci i finansijska rezerva
Kvar računara, zamena alata, povraćaj novca kupcu, šteta na robi, bolovanje ili gubitak važnog klijenta mogu se pojaviti bez najave. Prva godina je posebno osetljiva jer posao još nema stabilan ritam prihoda.
Praktično pravilo je da se napravi rezerva za najmanje nekoliko meseci osnovnih troškova. U taj iznos treba uključiti poreze, doprinose, zakup, knjigovođu, plate, komunalije i minimalne troškove poslovanja. Rezerva nije novac za svakodnevnu potrošnju, već zaštita od prekida poslovanja.
Kako napraviti realan plan za prvu godinu?
Plan treba podeliti na tri grupe. Prvu čine jednokratni troškovi pokretanja. Drugu čine mesečne obaveze. Treću čine promenljivi i vanredni izdaci koji zavise od prometa i problema u radu.
- napravite tabelu svih početnih troškova
- izračunajte minimalni mesečni iznos potreban za rad
- odvojite poslovni novac od ličnog novca
- svake nedelje proverite prilive, odlive i dospela potraživanja
- jednom mesečno uporedite planirane i stvarne troškove
- ostavite rezervu za poreze i neplanirane izdatke
Finansijski plan treba menjati kada se promeni zakup, broj zaposlenih, cena dobavljača, obim prodaje ili poreski status. Tabela koja se napravi na dan osnivanja neće biti dovoljna za celu godinu.
Zaključak
Najskuplje greške u prvoj godini nastaju kada se planira samo ono što je vidljivo na početku. Registracija i osnovna oprema jesu važni, ali poslovanje kasnije opterećuju porezi, doprinosi, knjigovodstvo, zakup, softver, naplata, održavanje i obaveze prema zaposlenima.
Preduzetnik koji svakog meseca prati novac, čuva dokumentaciju i unapred odvaja sredstva za obaveze ima mnogo veću kontrolu nad poslovanjem. Dobar plan ne mora da predvidi svaki dinar, ali mora da pokaže koliko novca je potrebno da posao nastavi da radi i u mesecu kada prihod izostane.
