Koliko firma realno odvaja za administraciju i računovodstvo mesečno?

Paušalac u Srbiji može da plaća knjigovodstvene usluge oko 50 evra mesečno. Firma sa više od 20 zaposlenih može da izdvaja oko 350 evra, pa i znatno više. Međutim, račun knjigovodstvene agencije predstavlja samo deo administrativnih troškova. Kada se dodaju bankarske naknade, poslovni softver i vreme zaposlenih, ukupan izdatak postaje znatno veći.

Iz iskustva znam da broj zaposlenih nije dovoljan za procenu troškova računovodstva. Firma sa deset zaposlenih može imati više dokumentacije od preduzeća koje zapošljava 30 ljudi.

Mnogo zavisi od delatnosti i obima poslovanja. Posebno je važno koliko posla obavlja sama firma, a šta preuzima knjigovodstvena agencija. Upravo tu često nastaje razlika između planiranog i stvarnog mesečnog troška.

Ključne tačke

• Paušalci za knjigovodstvene usluge mogu da izdvoje oko 50 evra mesečno, ali angažovanje knjigovođe nije obavezno za svakog paušalca.
• Firma sa više od 20 zaposlenih može da plaća oko 350 evra mesečno. Konačna cena zavisi od obima posla.
• Bankarske naknade, poslovni softver i vreme zaposlenih povećavaju ukupne administrativne troškove.
• Eksterna knjigovodstvena agencija najčešće predstavlja povoljnije rešenje za mala preduzeća.
• Interni knjigovođa posvećen je jednoj firmi, ali njegov angažman nosi znatno veće fiksne troškove.

Koliko knjigovodstvo košta prema veličini firme?

Cena knjigovodstvenih usluga zavisi od broja dokumenata, poreskog statusa i obaveza koje agencija preuzima. Dva preduzeća sa istim brojem zaposlenih ne moraju da dobiju slične ponude.

Uzmimo primer konsultantske firme sa pet zaposlenih koja mesečno izda dvadesetak faktura. Trgovinsko preduzeće iste veličine može da obradi nekoliko stotina računa i vodi dodatnu evidenciju robe. U drugom slučaju knjigovođa ima znatno više posla.

Prema iskustvu koje sam stekao kroz poslovanje, oko 50 evra mesečno predstavlja realnu početnu cenu jednostavnih knjigovodstvenih usluga za paušalca. Kod firme sa više od 20 zaposlenih izdatak može da bude oko 350 evra.

Za preciznije poređenje korisna je cena knjigovodstva koju objavljuje agencija Pitaj knjigovođu. Prema njihovom cenovniku, osnovni paketi koštaju od 50 do 130 evra mesečno, standardni od 140 do 240 evra, a usluge za složenije poslovanje počinju od 250 evra. Konačna cena određuje se prema stvarnom obimu dokumentacije i ugovorenim poslovima.

Za okvirni godišnji budžet mogu da posluže sledeći primeri:

Iznosi predstavljaju orijentacione primere zasnovane na iskustvu i okvirnim ponudama. Nisu zvanični tržišni proseci.

Kod većih firmi posebno bih proverio broj obračuna zarada i količinu ulaznih i izlaznih računa. Preduzeće sa 25 zaposlenih i manjim brojem faktura može imati jednostavnije računovodstvo od trgovinske firme sa deset zaposlenih i velikim prometom robe.

Koji administrativni troškovi ostaju van računa knjigovođe?

Kada vlasnik kaže da ga računovodstvo košta 150 evra mesečno, najčešće misli na račun koji dobija od agencije.

Međutim, neko mora da pripremi fakture, proveri dokumentaciju i dostavi podatke knjigovođi. Ti poslovi uglavnom ostaju zaposlenima u firmi.

Pored mesečne računovodstvene naknade, treba proveriti još nekoliko izdataka:

• Bankarske naknade: održavanje poslovnog računa i platni promet.
• Poslovni softver: programi za fakturisanje, evidenciju robe i obradu dokumentacije.
• Administrativni rad: vreme zaposlenih potrebno za pripremu računa, ugovora i internih evidencija.
• Dodatne računovodstvene usluge: posebni obračuni i godišnji poslovi van ugovorenog paketa.

Troškovi opreme takođe postoje kod firmi koje imaju sopstvenu administraciju. Računari, štampači i kancelarijski nameštaj najčešće predstavljaju početno ulaganje, a ne redovnu mesečnu naknadu. U našem tekstu o tome koliko košta opremanje kancelarije prikazan je budžet za različit broj radnih mesta.

Ne treba automatski pretpostaviti ni da svaki elektronski servis zahteva dodatno plaćanje.

Na primer, Poreska uprava potvrđuje da je elektronsko podnošenje poreskih prijava putem portala ePorezi besplatno. Odgovarajuća elektronska identifikacija ili potrebna oprema mogu predstavljati zaseban trošak.

Slično tome, državni Sistem elektronskih faktura omogućava elektronsku razmenu faktura u skladu sa propisanim obavezama. Firma može koristiti dodatni komercijalni softver, ali tu uslugu treba posmatrati odvojeno od samog državnog sistema.

Koliko administracija ukupno košta malu firmu?

Uzeću primer firme sa pet zaposlenih koja koristi eksternu knjigovodstvenu agenciju. Pretpostavimo da ima redovan mesečni promet, poslovni račun i jedan plaćeni program za dokumentaciju.

Njeni mesečni izdaci mogli bi da izgledaju ovako:

Obračun je ilustrativan. Iznosi za banku, softver i ostale izdatke predstavljaju pretpostavke finansijskog modela.

Na godišnjem nivou firma izdvaja 2.520 evra.

Međutim, u računicu još nije uključeno vreme zaposlenih.

Pretpostavimo da jedan zaposleni mesečno potroši deset sati na administrativne poslove. Ako ukupan trošak njegovog radnog sata za poslodavca iznosi osam evra, firma na administraciju usmerava dodatnih 80 evra vrednosti rada.

Ukupan ekonomski trošak tada raste na 290 evra mesečno, odnosno 3.480 evra godišnje.

Dodatnih 80 evra nije nova isplata zaposlenom. Reč je o delu postojećeg troška rada koji odlazi na administrativne obaveze.

Kod novih firmi ovakvu računicu treba napraviti pre početka poslovanja. Naš vodič za pokretanje malog biznisa obrađuje i druge početne finansijske obaveze koje preduzetnik mora da predvidi.

Knjigovodstvena agencija ili interni knjigovođa – šta se više isplati?

Najveća razlika između ova dva modela, prema mom iskustvu, nije samo u mesečnoj ceni. Važno je koliko vremena knjigovođa može da posveti jednoj firmi.

Kada angažujete eksternu agenciju, Vaše preduzeće postaje jedan od njenih klijenata. Neke agencije vode desetine, pa i stotinu firmi. Njihovi zaposleni moraju da rasporede svoje vreme prema potrebama različitih klijenata.

To ne znači da agencija ne može da pruži kvalitetnu uslugu. Dobar tim može uspešno da vodi veliki broj preduzeća. Ipak, problem može nastati kada direktoru hitno zatreba informacija, a knjigovođa tog trenutka ima obaveze prema drugim klijentima.

Kod internog knjigovođe situacija je drugačija.

Njegovo radno vreme posvećeno je jednoj firmi. Poznaje svakodnevne poslovne promene i ima neposredan pristup dokumentaciji. Kada direktoru zatreba podatak o dospelim obavezama ili određenom trošku, komunikacija može biti znatno brža.

Takva dostupnost posebno znači firmama koje svakodnevno obrađuju veliki broj finansijskih dokumenata.

Međutim, stalno zaposleni knjigovođa ima svoju cenu.

Ako firma eksternoj agenciji plaća 350 evra mesečno, godišnji izdatak iznosi 4.200 evra.

Za poređenje, pretpostavimo da ukupan mesečni trošak internog knjigovođe za poslodavca iznosi 1.500 evra. Njegov godišnji rad tada košta 18.000 evra.

Razlika je 13.800 evra godišnje, bez troškova opreme, radnog prostora i eventualne zamene tokom odsustva.

Iznos od 1.500 evra predstavlja pretpostavku za poređenje dva modela, a ne zvaničnu prosečnu zaradu knjigovođe u Srbiji.

Zato smatram da većina malih firmi nema dovoljno finansijskog prostora za stalno zaposlenog knjigovođu. Srednja i velika preduzeća imaju više razloga za takav angažman, naročito kada svakodnevni obim posla opravdava puno radno vreme računovodstvenog stručnjaka.

Kada firma preraste svoju knjigovodstvenu agenciju?

Firma sa 25 zaposlenih može uspešno da funkcioniše uz eksternu agenciju. Sa druge strane, preduzeće sa deset zaposlenih može imati toliko složene poslovne procese da mu je potrebna stalna računovodstvena podrška.

Po mom mišljenju, četiri pokazatelja zaslužuju posebnu pažnju:

1. Obim dokumentacije stalno raste. Obrada faktura i evidencija zahteva sve više radnih sati.
2. Finansijski podaci potrebni su svakodnevno. Direktor često mora brzo da proveri dospele obaveze i stanje poslovanja.
3. Zaposleni troše previše vremena na administraciju. Priprema dokumentacije počinje da utiče na njihove osnovne poslove.
4. Komunikacija sa agencijom više ne odgovara potrebama firme. Odgovori i obrada dokumenata ne stižu u potrebnim rokovima.

Nijedan od navedenih pokazatelja automatski ne znači da firma mora da zaposli knjigovođu.

Ponekad je dovoljno ugovoriti širi paket usluga. Druga mogućnost jeste da firma zadrži eksterno računovodstvo, a svakodnevnu administraciju poveri svom zaposlenom.

Pre odluke o dodatnom zapošljavanju korisno je proveriti i uticaj novog troška na profitabilnost. Jedan od pokazatelja koji može pomoći pri toj proceni jeste EBITDA.

Naš tekst o tome šta je EBITDA objašnjava njen obračun i ograničenja. Za odluku o zapošljavanju potrebno je proveriti i novčani tok firme.

Šta proveriti pre potpisivanja ugovora sa knjigovodstvenom agencijom?

Niska mesečna cena ne mora da znači i najpovoljniju godišnju ponudu.

Pojedine agencije naplaćuju dodatne poslove koji nisu obuhvaćeni osnovnim paketom. To može značajno promeniti godišnju računicu, naročito kod firme koja često zapošljava nove radnike ili ima dodatne računovodstvene zahteve.

Posebnu pažnju treba posvetiti godišnjim finansijskim izveštajima.

Agencija za privredne registre objavljuje rokove za dostavljanje finansijskih izveštaja i prateće dokumentacije. Za redovne godišnje finansijske izveštaje za 2025. godinu rok je bio 31. mart 2026. godine, za obveznike sa poslovnom godinom jednakom kalendarskoj.

Pre potpisivanja ugovora proverio bih sledeće:

• Da li mesečna naknada obuhvata obračun zarada za sve zaposlene?
• Da li se godišnji finansijski izveštaji posebno naplaćuju?
• Ko priprema i dostavlja dokumentaciju?
• Koliko brzo agencija odgovara na pitanja klijenata?
• Koje dodatne usluge nisu uključene u osnovni paket?

Posebno bih insistirao na jasnim rokovima za razmenu dokumentacije. Ako agencija ne dobije potrebne podatke na vreme, ni kvalitetan knjigovođa ne može pravilno da izvrši sve obaveze.